Odoo für Fertigungsbetriebe: Wie Arbeitszeiten zu Ist-Kosten werden

In vielen Betrieben wird Arbeitszeit erfasst – nur landet sie nirgends, wo sie etwas aussagt. Dieser Ratgeber zeigt, wie Odoo Fertigung Zeiten an Arbeitsgänge und Fertigungsaufträge bindet, warum erst das eine belastbare Nachkalkulation ermöglicht und was Sie dafür vorbereiten sollten.

Stand: 27.09.2026 · KeDo Solutions GmbH, Meschede

Vorkalkulation und Nachkalkulation: Plan trifft Wirklichkeit

Die Vorkalkulation entsteht, bevor produziert wird. Sie rechnet mit Plan-Zeiten je Arbeitsgang, mit Materialmengen aus der Stückliste und mit Stundensätzen. Sie ist die Grundlage für Angebot und Preis.

Die Nachkalkulation entsteht, nachdem produziert wurde. Sie rechnet mit dem, was tatsächlich passiert ist: mit der Ist-Zeit je Arbeitsgang, mit dem tatsächlich verbrauchten Material und mit den Personen, die gearbeitet haben. Erst der Vergleich beider Werte zeigt, ob ein Auftrag so gelaufen ist wie kalkuliert – und falls nicht, an welchem Arbeitsgang die Abweichung entstanden ist. Die Nachkalkulation ist dabei ein Instrument der Kostenrechnung; die Finanzbuchhaltung mit ihren eigenen Anforderungen behandeln wir unter DATEV und GoBD mit Odoo.

Die Differenz zwischen Plan-Zeit und Ist-Zeit ist dabei die aufschlussreichste Größe. Sie beantwortet Fragen, die eine reine Monatsauswertung nicht beantwortet: Ist die Vorgabezeit für das Schweißen realistisch? Braucht ein bestimmtes Produkt regelmäßig länger in der Montage? Werden Rüstzeiten in der Planung unterschätzt?

Warum Zeiten ohne Auftragsbezug keine Ist-Kosten liefern

Viele Fertigungsbetriebe erfassen Arbeitszeit bereits – als Kommen und Gehen, auf der Stempelkarte oder im Lohnsystem. Diese Zeiten sind für Lohnabrechnung und Arbeitszeitnachweis gedacht. Für die Nachkalkulation fehlt ihnen der entscheidende Bezug: Woran wurde in diesen acht Stunden gearbeitet?

Ohne diese Zuordnung bleibt nur, die gesamten Personalkosten über Zuschläge oder Schlüssel auf die Produkte zu verteilen. Das ergibt Durchschnittswerte, keine Ist-Kosten. Ein Auftrag, der doppelt so lange gebraucht hat wie geplant, sieht in dieser Rechnung genauso aus wie einer, der glatt lief. Die Abweichung verschwindet in der Summe.

Eine Nachkalkulation, die diesen Namen verdient, braucht deshalb eine Buchung auf der Ebene, auf der auch geplant wird: am Arbeitsgang eines Fertigungsauftrags. Genau diese Ebene bildet ein ERP für Fertigungsbetriebe ab – etwa die Odoo Community Edition für produzierende Betriebe.

Die Begriffe in Odoo Fertigung (MRP)

Die offizielle Odoo-Dokumentation (Version 18.0) beschreibt die Fertigungsanwendung mit vier Grundbausteinen. Wir geben sie hier sinngemäß wieder:

Für die Kosten unterscheidet die Dokumentation zwei Werte: die geschätzten Kosten eines Fertigungsauftrags (MO Cost) und die tatsächlichen Kosten (Real Cost). Die geschätzten Kosten nutzen den Personalkostensatz des Arbeitsplatzes, die tatsächlichen den individuellen Stundensatz des Mitarbeiters, der den Arbeitsauftrag ausgeführt hat. Abweichungen entstehen laut Dokumentation etwa durch abweichende Materialmengen, längere Dauer eines Arbeitsauftrags oder abweichende Stundensätze.

Die Kette: vom Mitarbeiter zu den Ist-Kosten

Damit eine Minute Arbeit beim Produkt ankommt, muss sie eine lückenlose Kette durchlaufen. Fehlt ein Glied, bricht die Zuordnung ab.

Wenn die Kette geschlossen ist, wird nachvollziehbar:

• wer an welchem Vorgang gearbeitet hat,
• wie lange ein Arbeitsschritt tatsächlich gedauert hat,
• welche Personalkosten dabei entstanden sind,
• wo Plan- und Ist-Zeiten auseinanderlaufen,
• welche Personalaufwände zu einem Auftrag gehören,
• was tatsächlich in einem Produkt oder Fertigungsschritt steckt.

Das ist die Grundlage für Nachkalkulation · Produktkalkulation · Prozessoptimierung · Kapazitätsplanung · Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen.

Bei KeDo entsteht diese Kette aus der Verbindung von Odoo und unserer Personalplattform Empelio. Empelio bringt Arbeitszeiterfassung, Stempeluhr und die digitale Personalakte mit; Odoo bringt Fertigungsauftrag, Stückliste und Kalkulation. Erst die Verbindung beider Systeme verknüpft ERP-, Mitarbeiter- und Zeitdaten miteinander. Im Umfeld der Fertigung ergänzen wir Odoo außerdem um eigene Module für Lager, Material und Beschaffung, etwa Materialverwaltung mit Pflichtinventur oder Beschaffungsanfragen.

Beispielrechnung: Plan-Zeit gegen Ist-Zeit

Das folgende Beispiel dient nur der Erklärung. Beispielrechnung, fiktive Werte mit runden Zahlen – keine Aussage über typische Abweichungen oder Einsparungen.

Ein Los von 10 Gehäusen durchläuft drei Arbeitsgänge. Jeder Arbeitsplatz hat einen Kostensatz pro Stunde, dazu kommt ein Personalkostensatz von 50 € je Stunde. Material ist der Übersichtlichkeit halber nicht enthalten.

Die Summe allein sagt: Das Los war 77,50 € teurer als geplant. Erst die Aufschlüsselung sagt, wo: Zuschnitt und Schweißen liegen über der Vorgabe, die Montage im Plan. Hätte der Betrieb nur Anwesenheitszeiten erfasst, stünde in der Nachkalkulation weiterhin der Planwert von 41,50 € je Stück – und die Abweichung bliebe unsichtbar.

Erfassungsart heute: was sich daraus ablesen lässt

Wie weit Sie von einer belastbaren Nachkalkulation entfernt sind, hängt vor allem davon ab, wie Zeiten heute erfasst werden. Die fünf Fälle entsprechen den Antwortmöglichkeiten in unserem Anfrageformular.

Checkliste: Voraussetzungen, damit Zeiten beim Produkt ankommen

Software allein schließt die Kette nicht. Diese Punkte sollten geklärt sein, bevor die erste Ist-Zeit gebucht wird:

1. Arbeitsgänge definiert: Für jedes relevante Produkt sind die Fertigungsschritte in der Stückliste hinterlegt, jeweils mit Arbeitsplatz und Plan-Zeit. Ohne Arbeitsgang gibt es nichts, woran gebucht werden kann.
2. Arbeitsplätze sinnvoll geschnitten: So fein wie nötig, so grob wie möglich. Eine Maschine, eine Montageinsel oder eine Abteilung – entscheidend ist, dass sich Kosten und Kapazität dort unterscheiden.
3. Stundensätze gepflegt: Kosten pro Stunde je Arbeitsplatz und Personalkostensätze je Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppe. Die Sätze legt Ihr Controlling fest; das System rechnet nur damit.
4. Buchung am Auftrag statt Tagessumme: Mitarbeiter starten und beenden die Zeit am Arbeitsauftrag, nicht nur beim Kommen und Gehen. Das muss am Arbeitsplatz schnell gehen, sonst wird nachgetragen und geschätzt.
5. Rüstzeiten geklärt: Wird Rüsten als eigener Arbeitsgang gebucht oder über die Rüstzeit des Arbeitsplatzes geplant? Beides geht, aber es muss einheitlich sein.
6. Unterbrechungen geregelt: Was passiert bei Maschinenstörung, Materialmangel oder Wechsel auf einen Eilauftrag? Pausieren und Umbuchen müssen im Ablauf vorgesehen sein.
7. Gemeinkosten abgegrenzt: Nicht jede Stunde gehört zu einem Auftrag. Reinigung, Schulung oder Instandhaltung brauchen eigene Buchungsziele, damit sie nicht in Aufträgen versickern.
8. Betriebsrat und Beschäftigte eingebunden: Wer erfasst was, wer sieht welche Auswertung? Das gehört vor den Start geklärt.

Rechtlicher Rahmen der Zeiterfassung

Kurz und ohne Anspruch auf Rechtsberatung: Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland also rechtlich geboten.

Wer dafür eine technische Einrichtung nutzt, sollte zudem § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG kennen: Danach hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Eine Zeitbuchung am Arbeitsgang fällt typischerweise in diesen Bereich. Klären Sie die konkrete Ausgestaltung mit Ihrer Rechtsberatung und, falls vorhanden, mit dem Betriebsrat.

Häufige Fragen