Odoo E-Rechnung: Was ab 2027 gilt und wie Ihr Betrieb vorbereitet ist

Die E-Rechnungspflicht kommt stufenweise. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. Hier lesen Sie, welche Fristen gelten, was XRechnung und ZUGFeRD unterscheidet und wie sich das in Odoo Community Edition umsetzen lässt.

Stand: 27.09.2026 · KeDo Solutions GmbH, Meschede

Was als E-Rechnung gilt

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seit 2025 zwischen der E-Rechnung und der sonstigen Rechnung. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die »in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht«. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, also der Normenreihe EN 16931, oder zwischen den Parteien vereinbart sein und die vollständige Extraktion der Pflichtangaben erlauben.

Für die Praxis heißt das: Ein PDF, das Sie aus Ihrem System drucken und per E-Mail versenden, ist keine E-Rechnung. Es ist eine sonstige Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Entscheidend ist der maschinenlesbare Datensatz, der in der Regel als XML vorliegt.

Das Bundesfinanzministerium hat die Regeln in zwei Schreiben konkretisiert: vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025. Das zweite Schreiben ändert und ergänzt das erste, unter anderem zu Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und hybriden Formaten.

Zeitleiste: E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028

Die Pflicht wird nicht an einem Stichtag scharfgeschaltet. Das Gesetz sieht in § 27 Abs. 38 UStG Übergangsregeln vor, die sich nach dem Zeitpunkt des Umsatzes und bei 2027 nach dem Vorjahresumsatz richten.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben laut BMF unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden sind ebenfalls nicht betroffen, weil die Pflicht nur für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen gilt.

Für produzierende Betriebe mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro ist damit 2027 das maßgebliche Jahr. Wer im Jahr 2026 über dieser Grenze liegt, stellt Rechnungen für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 an Geschäftskunden als E-Rechnung aus, sofern keine EDI-Übergangsregel greift.

XRechnung, ZUGFeRD, EDI: die Formate im Vergleich

Welches zulässige Format Sie verwenden, ist nach Auffassung des BMF eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet.

Wichtig ist das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 auch bei fehlerhaften Dateien: Eine Datei mit Formatfehlern gilt nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Davon unterscheidet das BMF Geschäftsregelfehler, also Verstöße gegen logische Prüfregeln innerhalb des Formats. Ob eine Datei die Anforderungen erfüllt, lässt sich mit einer geeigneten Validierungsanwendung prüfen. Testen Sie Ihre Rechnungsausgabe deshalb nicht nur optisch, sondern technisch.

Übermittlung: E-Mail, Portal oder Peppol?

Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Nach den FAQ des BMF genügt für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach; ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Möglich sind ebenso Kundenportale, Schnittstellen oder Netzwerke wie Peppol, über das E-Rechnungen zwischen angeschlossenen Teilnehmern ausgetauscht werden.

Welcher Weg sinnvoll ist, hängt von Ihren Kunden und Lieferanten ab. Wer viele Eingangsrechnungen erhält, profitiert davon, wenn die XML-Daten ohne Abtippen im ERP landen. Wer an Kunden liefert, die Rechnungen über ein Netzwerk erwarten, braucht die entsprechende Anbindung. Eine Pflicht zu Peppol ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz nicht.

Für die Aufbewahrung gilt: Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Hier greifen die GoBD, die wir im Ratgeber DATEV und GoBD mit Odoo behandeln.

Checkliste: Ist Ihr Betrieb bereit für 2027?

Die folgenden Punkte helfen bei der Bestandsaufnahme. Sie sind keine abschließende Prüfung, zeigen aber, wo in den meisten Betrieben Arbeit liegt.

1. Umsatzgrenze klären: Lag oder liegt Ihr Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) im Jahr 2026 über 800.000 Euro? Stimmen Sie das mit Ihrer Steuerberatung ab.
2. Empfangsweg festlegen: Über welches Postfach, Portal oder Netzwerk gehen E-Rechnungen ein, und wer ist dafür zuständig?
3. Eingangsrechnungen lesbar machen: Kann Ihr System XRechnung und ZUGFeRD einlesen und anzeigen, oder landen XML-Anhänge ungeöffnet im Postfach?
4. Ausgangsformat wählen: Welches Format erwarten Ihre wichtigsten Geschäftskunden? Gibt es Kunden mit eigenen Vorgaben oder EDI?
5. Stammdaten prüfen: Sind Kundenanschriften, Umsatzsteuer-IDs, Leitweg- oder Käuferreferenzen und Zahlungsbedingungen vollständig gepflegt?
6. Pflichtangaben abbilden: Liefern Ihre Rechnungen alle Angaben nach § 14 UStG strukturiert, nicht nur im Fließtext?
7. Validieren: Prüfen Sie Testrechnungen mit einer Validierungsanwendung, bevor Sie sie an Kunden senden.
8. Aufbewahrung sicherstellen: Wird der strukturierte Teil unverändert und GoBD-konform archiviert?
9. Buchhaltung anbinden: Kommen Rechnungsdaten sauber in Ihre Finanzbuchhaltung oder zu Ihrer Steuerberatung, etwa per DATEV-Export?
10. Abläufe anpassen: Wer prüft und gibt Eingangsrechnungen frei, wenn kein Papier mehr über den Tisch geht?

Wie KeDo die E-Rechnung in Odoo umsetzt

Odoo ist ein international ausgerichtetes ERP. Was die Community Edition in einem bestimmten Release ab Werk für deutsche Anforderungen mitbringt, hängt von Version und Lokalisierung ab und sollte im Einzelfall geprüft werden. Wir verlassen uns dafür nicht auf den Standard, sondern decken die deutschen Formate über eigene Module aus unserer Modulbibliothek ab:

• E-Rechnung: Ausgabe als XRechnung und ZUGFeRD auf Basis der EN 16931.
• Peppol-Anbindung: für Betriebe, deren Kunden oder Lieferanten Rechnungen über das Netzwerk austauschen.
• GoBD-Festschreibung mit Hash-Kette: gebuchte Belege werden gegen nachträgliche Änderung gesichert.
• DATEV-Export (EXTF-Buchungsstapel): Übergabe der Buchungen an Ihre Steuerberatung.

Diese Bausteine greifen ineinander: Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, der Datensatz wird festgeschrieben und die Buchung geht an DATEV, ohne dass Daten in mehreren Systemen gepflegt werden. Welche Module Ihr Betrieb tatsächlich braucht und wie Ihre Rechnungsprozesse heute laufen, klären wir in einer Prozessaufnahme. Was fehlt, entwickeln wir dazu.

Da wir mit der Odoo Community Edition arbeiten, fallen dabei keine klassischen Odoo-Lizenzkosten pro Benutzer an. Was die Community Edition von der Enterprise-Version unterscheidet, lesen Sie im Vergleich Odoo Community vs. Enterprise. Mit welchen Kostenarten Sie bei einer Einführung rechnen sollten, zeigt der Ratgeber Was kostet eine Odoo-Einführung?

Häufige Fragen